طرح کلی‌نامه‌های تجاری
قسمت‌های معمول نامه‌های تجاری عبارتند از:
1- «آدرس فرستنده»
اگر سربرگ ندارید، آدرس خود (فرستنده) را بالای صفحه در سمت راست نامه بنویسید.

2- تاریخ
زیر آدرس فرستنده نوشته می‌شود. در سربرگ‌های چاپی نیز معمولاً جای تاریخ سمت راست و بالای صفحه است.
نکته: دو نوع سبک تاریخ نوشتن داریم.
الف) سال/ماه/ روز 08/10/2011 (8 اکتبر 2011) (سبک متداول در انگلیس)
ب) سال/روز/ماه 08/10/2011 (10 آگوست 2011) (سبک متداول در آمریکا)
اگر مخاطب شما نداند از کدام سبک استفاده کرده‌اید، تاریخ فوق را می‌تواند به هر دو صورت برداشت کند. برای جلوگیری از ابهام، بهتر است به جای «عدد ماه»، «نام ماه» آن را بنویسید:
(8 اکتبر 2011) 8 October 2011
(10 آگوست 2011) 10 August 2011
نکته: بهتر است نام ماه را به صورت کامل بنویسید و از اختصارات (مانند Nov.، Feb.، و...) استفاده نکنید.
نکته: در تاریخ‌های فوق می‌توان جای روز و ماه را به صورت زیر عوض کرد:
October 8, 2011 و 8 October 2011
این کار به سلیقه شما بستگی دارد ولی بهتر است یکی از این دو شکل را انتخاب و همواره به همان صورت تاریخ‌ها را درج کنید.

3- «آدرس گیرنده»
در مکاتبات انگلیسی معمولاً آدرس گیرنده زیر آدرس فرستنده و روبروی آن نوشته می‌شود. این آدرس شامل قسمت‌های زیر است:
الف) نام گیرنده یا مخاطب
اگر نام خانوادگی گیرنده را می‌دانید، آن را در اولین خط آدرس بیاورید. اگر نام کوچک را هم می‌دانید، آن را نیز به صورت اختصار یا کامل بنویسید:
Mr. J.E. Smith یا Mr. John Smith
نکته: قبل از نام مخاطب یکی از عناوین احترام‌آمیز زیر به کار می‌رود:
Mr. به معنی «آقا» قبل از نام آقایان (متأهل یا مجرد)؛
Mrs. به معنی «خانم» قبل از نام خانم‌هایی که ازدواج کرده باشند؛
Miss به معنی «دوشیزه» برای خانم‌های مجرد؛
Ms. به معنی «خانم» قبل از نام خانم‌ها (متأهل یا مجرد)؛ و
Messrs. یا قبل از نام دو یا چند مرد
(Messrs. P. Jones and B.L. Parker)
یا به عنوان قسمتی از نام شرکت‌های کوچک
(Messrs. Collier & Clerke & Co.).
نکته: عناوین نقطه‌دار فوق را می‌توانید بدون نقطه هم بنویسید: Mr ، Ms ، Mrs ، و ...
ب) اگر نام مخاطب را نمی‌دانید ولی سِمت وی را می‌‌دانید، فقط سمت را بنویسید. مثال:
The Sales Manager
The Finance Manager
ج) اگر سمت مخاطب را هم نمی‌دانید، نامه را خطاب به واحد یا اداره‌ای بنویسید که می‌دانید (یا حدس می‌زنید) نامه مربوط به آن است. مثال:
The Sales Department
The Accounts Department
د) اگر هیچ یک از موارد فوق را نمی‌‌دانید، کافی است نامه را خطاب به شرکت بنویسید. مثال:
Soundsonic Ltd.

4- ترتیب نوشتن آدرس گیرنده
در انگلیس آدرس را به ترتیب زیر می‌نویسند:
نام خانه یا ساختمان
شماره (پلاک) ساختمان و نام خیابان فرعی، خیابان اصلی، و غیره
نام شهر و کد پستی
نام کشور
مثال:
در برخی کشورهای اروپایی پلاک ساختمان را بعد از نام خیابان قرار می‌دهند یا نام کشور را به اختصار قبل از کد پستی می‌نویسند. سایر شیوه‌های نوشتن آدرس نیز وجود دارد که استفاده از آن‌ها توصیه نمی‌شود. امروزه به ندرت از کاما در انتهای هر خط آدرس استفاده می‌شود.

5- استفاده از عبارت «قابل توجهِ ...»
به جای ذکر نام یا سمت مخاطب در قسمت آدرس گیرنده می‌توانید آن را قبل از قسمت سلام و احوال‌پرسی، از عبارت «قابل توجهِ ....» به همراه سمت وی استفاده کنید.

6- «سلام و احترام»
شروع نامه معمولاً با عبارات زیر آغاز می‌شود:
Dear Sir (برای خطاب قرار دادن مرد متأهل یا مجردی که نامش را نمی‌دانید)؛
Dear Sirs (برای خطاب قرار دادن شرکت)؛
Dear Madam (برای خطاب قرار دادن خانم متأهل یا مجردی که نامش را نمی‌دانید)؛
Dear Sir or Madam (برای خطاب قرار دادن فردی که نام و جنسیت او را نمی‌دانید).
اگر نام مخاطب را می‌‌دانید، به جای عبارات فوق از نام خانوادگی (بدون ذکر نام کوچک یا اختصار آن) بعد از عناوین Mr.، Ms. و غیره استفاده کنید. مثال: Dear Mr. Smith
استفاده از کاما در انتهای هر یک از عبارات فوق اختیاری است.
نکته: در آمریکا معمولاً در نامه‌هایی که خطاب به شرکت‌ها نوشته می‌شوند به جای Dear Sirs از Gentlemen (آقایان) با علامت دو نقطه استفاده می‌شود. Gentlemen:

7- متن نامه
متن نامه را می‌توانید به دو شکل «دارای تورفتگی» و «بدون تورفتگی» اولین خط هر پاراگراف بنویسید. فرمت بدون تورفتگی متداول‌تر است. ضمناً بهتر است بین پاراگراف‌ها فاصله بگذارید.

8- «پایان احترام‌آمیز»
در پایان نامه‌های بازرگانی یک سری عبارات برای ادای احترام به کار می‌روند که تقریباً معنی تمامی آن‌ها شبیه به «ارادتمند شما» است، اما موارد کاربرد آن‌ها با هم فرق دارد.
Yours faithfully: در پایان نامه‌هایی که با عبارات Dear Sir، Dear Sirs، Dear Madam، یا Dear Sir or Madam شروع شده‌اند به کار می‌رود.
Yours sincerely: در نامه‌هایی به کار می‌رود که با نام شخص (مثلاً Dear Mr. Robinson) شروع شده باشند.
نکته: استفاده از کاما بعد از این عبارات اختیاری است. آمریکایی‌ها معمولاً در مکاتبات رسمی تجاری از دو عبارت Yours truly یا Truly yours در انتهای نامه استفاده می‌کنند. اما انگلیسی‌ها از این دو عبارت یا عبارت مشابهی مانند Best wishes (با بهترین آرزوها) فقط در مکاتبات دوستانه استفاده می‌کنند.
نکته: محل قرار گرفتن عبارت‌های پایانی بسته به سلیقه شما می‌تواند در سمت چپ، وسط، یا سمت راست نامه باشد. اگر پارگراف‌ها تورفتگی ندارند بهتر است عبارت پایانی را در سمت چپ، و چنانچه تورفتگی دارند، در قسمت وسط نامه قرار دهید.

9- «امضاها»
در زبان انگلیسی مرسوم است که بلافاصله بعد از عبارت پایانی ابتدا نام خود را امضا (امضای دستنویس)، و سپس تایپ می‌کنند (امضای تایپی).
نکته: اگر طرف مقابل جنسیت را نمی‌داند از Mr. یا Mrs. و غیره استفاده کنید. در قسمت امضا می‌‌توانید نام کوچک خود را نیز به اختصار یا به صورت کامل بنویسید.

منبع: نشریه سازمان برتر / سال سوم - شماره 6 - بهمن و اسفند 90
نویسنده: هیئت علمی مؤسسه فراگیران آوید / Ashley A. (1995). A hand book of commercial Correspondence. Oxford University Press 

 دارالترجمه رسمی گل واژه

مدیر مسئول: سعید علیمیرزایی

• مشاوره در امور ترجمه رسمی و غیررسمی
• ترجمه رسمی کلیه اسناد و مدارک به زبان‌های مختلف
• ترجمه رسمی و غیررسمی قراردادها و گزارشات مالی شرکت‌ها
• ترجمه کتب و مقالات علمی
• ترجمه شفاهی (حضوری) در محضرها و دفاتر اسناد رسمی
• اعزام مترجم شفاهی به سمینارها و جلسات تجاری
• انجام مکاتبات تجاری (دریافت و تحویل کار از طریق فکس یا ای‌ـمیل به صورت رایگان)
• صحبت‌ با طرف‌های تجاری شما از طریق تلفن
• مشاوره در امور ترجمه رسمی و غیررسمی (رایگان)
• صدور معرفی‌نامه برای مشتریان جهت مراجعه به مراکز دریافت گواهی عدم سوء پیشینه (رایگان)
• تکمیل و تایپ فرم‌های سفارت، فرم درخواست کارت بازرگانی، و غیره

آدرس: میدان فاطمی، خیابان شهید طباطبایی (چنب مسجد نور)، پلاک 12، طبقه پنجم